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レンタカー業者が毎年提出する2種類の報告書について

この投稿の目的と想定する読者さま

目的

  • レンタカー業者の定例事務について理解して貰うこと

想定する読者さま

  • レンタカー事業を営んでいる方
  • レンタカー業者様から報告書ついて相談を受けた行政書士や税理士の先生方 など

レンタカー業者が毎年提出する2種類の報告書について

レンタカー業者には以下の記事で紹介したとおり、事業内容に変更が生じたときには変更届の提出が求められていたり、事故が発生した際に報告が求められるなど、しばしば事務手続きが発生します。

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それらスポット事務手続きとは別に、毎年必ず2種類の報告書を提出しなければなりません。

その報告書の書き方や、提出を怠るとどうなるか?をメインテーマに、実際の事例に基づいてご紹介していきます。

毎年提出する2種類の報告書とは?

毎年提出する必要がある2種類の報告書は「貸渡実績報告書」と「事務所別車種別配置車両数一覧表」です。

それぞれ記載する内容はシンプルですが、ひとつずつ確認していきましょう。

貸渡実績報告書に記載する内容

この報告書は年度ごとに作成します。

会社ごとの事業年度によらず、4月1日から翌年3月31日を1年度としてその期間内の実績を報告します。

記載する内容は以下の通りです。

  • 運輸支局名
  • 事務所数
  • (自動車の)区分
    ※区分ごとの軽自動車については別途記載
  • 車両数
  • 延貸渡回数
  • 延貸渡日車数
  • 延走行キロ
  • 総貸渡料金

ココがポイント

  • 車両数は3月31日時点の車両数を記入すること
  • 延走行キロと総貸渡料金は貸渡簿の記録と整合性がとれること

事務所別車種別配置車両数一覧表に記載する内容

事務所別車種別配置車両数一覧表は提出期日こそ、貸渡実績報告書と同じですが、年間で合計4枚の報告書を作成しなければなりません。

とは言え、4枚とも書き方は同じで、同じ目的の書類を4つの時点に分けて記載するだけです。

そのため、書き方を覚えてしまえば負担の大きい書類ではありません。

記載する事項は以下の通りです。

  • 運輸支局名
  • 事務所名
  • 事務所所在地
  • 自動車の区分ごとの車両数と合計

これらの内容を記した報告書を、以下の時点でそれぞれ作成します。

  • 6月30日
  • 9月30日
  • 12月31日
  • 3月31日

増減車のタイミングをすべて把握しておくことは難しいうえ、ミスの原因になるので定期的に作成することをお勧めいたします。

いつまでに出せばいいの?

2種類とも、年度終了後、その年の5月31日までに報告することとされています。

つまり、猶予期間は4月1日から5月31日の2ヶ月しかなく、気づいたら期限超過ということも考えられます。

また、決算期とは異なる期間で料金を計算しなければならない方もあるので、貸渡実績報告書のために、別途帳簿をつけておくと慌てずに済みます。

報告書未提出によるペナルティ

これら報告書の未提出により、車両の停止処分を受けた事業所が実事例としてあります。

処分事例によると、報告書の未提出だけが原因ではないものの、その要因のひとつとして挙げられている以上、未提出は避けるべきです。

さらに詳しく

兵庫陸運部が呼び出し監査を実施した際に、貸渡簿の未作成、貸渡証の未交付と共に貸渡実績報告書の未作成が発覚し、1台について10日の営業停止処分を受けた事例があります。

レンタカー事業者の実態調査ではこの報告書未提出に関する調査が事細かく行われ、問題視している様子が窺えます。

さらに、今後は未提出業者への通知等を行うよう支局へ通達をすると、明文で出されているため、一層適切な書類整備が求められます。

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報告書の作成・提出サポート

本稿によって、書き方等についてはわかったものの…

  • 運輸支局まで行く時間がない…
  • 書類の作成が面倒…
  • 作成に当たって不安な事項がある
  • 1度持ち込んだけど受付して貰えなかった… など

こういった事情等でお困りの方は、報告書の作成から提出まで代行にて承っております。

以下のコンタクトフォームや、LINEのおともだち登録をして頂いきそのままLINEで、お問い合わせくださいませ。

まとめ

この投稿で抑えておきたい2つのポイント

  • 報告書の未提出にはペナルティがあること
  • 報告書の提出状況の管理は今後ますます厳格化する可能性が高いこと

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